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党政机关公文处理如何走向“统一”

索引号 719776475-GK-2020-2060366 发布日期 2020-04-18 11:57
来源 公文写作规范及技巧
内容概述 党政机关公文处理如何走向“统一”
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  我国现行的公文处理法规是指《党政机关公文处理工作条例》,是由中共中央办公厅和国务院办公厅(以下简称两办)于2012年4月16日联合正式印发了《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号),并从2012年7月1日起正式施行,同时宣布1996年5月3日中办发布的《中国共产党机关公文处理条例》(中办发〔1996〕14号)和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号)停止执行。
  长期以来,我国党政两大系统公文处理法规一直是单独运行的。其中党的机关从1989年到1996年先后由中办印发过两次,即1989年4月25日印发的《中国共产党各级领导机关文件处理条例(试行)》和1996年5月3日印发的《中国共产党机关公文处理条例》;国家行政机关从1981年到2000年先后发布修订过四次,即国务院办公厅于1981年2月27日印发的《国家行政机关公文处理暂行办法》,1987年2月18日印发的《国家行政机关公文处理办法》和1993年11月21日印发的《国家行政机关公文处理办法》,以及2000年8月24日由国务院印发的《国家行政机关公文处理办法》。而党政机关公文格式上的差异主要体现在以下五个方面:
  (一)用纸格式不统一。按规定,党的机关公文用纸规格既可采用16开型,也可采用国际标准A4型,国家行政机关一般用A4型。但当前党的机关公文普遍采用的是16开型,国家行政机关公文普遍采用的是A4型。
  (二)排印字号不统一。党的机关公文使用的字号比较多,有2号、3号、4号、5号字,而行政机关公文除标题外都用3号字。如:党的机关公文发文字号、签发人、印发单位和印发日期用4号字、抄送机关名称用5号字,而行政机关都用3号字。
  (三)排印字体不统一。主要是份号、签发人姓名、正文小标题、主题词和主题词目字体不同。如:党的机关公文签发人姓名用仿宋,行政机关公文用楷体;党的机关公文主题词目用书宋体,行政机关公文用小标宋体;党的机关公文正文一级小标题用黑体,二级小标题用楷体,行政机关公文正文小标题用仿宋。
  (四)标注位置不统一。党政机关公文一些格式要素标注的位置也不同,最容易使办文人员忽略。党的机关公文不标注保密期限,密级标注在份号下方,标注密级期限的,“密级”二字在首页版心右上角,行政机关公文密级标注在首页版心右上角,右侧标2号五角星与保密期限;党的机关不标注主送机关的公文,主送机关排印在印发传达范围处,行政机关不标注主送机关的公文和主送机关名称首页排不下时,主送机关排在主题词之下,抄送机关之上;党的机关公文附件名称在正文末行之下接着排印,行政机关的公文在正文末行之下空一行排印;党的机关公文抄送两字在左边顶格排印,行政机关的公文抄送两字在左边空一字排印;党的机关公文印发单位与印发日期左右各空半个4号字排印,行政机关的公文印发单位与印发日期左右各空1字排印。
  (五)标注方式不统一。党政机关公文格式有些在标注方式和要求上也不统一,最容易让办文人员混淆。如,党的机关公文间接行文均用书名号将其标题全部标出,行政机关公文除法规性文种用书名号外,其余文种均用综合性标题,无标点符号;县级与基层党的机关行文,所有公文均署名,三个以上行政机关联合行文才署名;党的机关公文成文日期用阿拉伯数字标注,行政机关公文用汉字标注;地市以上党的机关有特定版头的普发性公文不盖章,行政机关的所有的公文均加盖发文机关的印章;党的机关公文主题词用主题词法标注,一般不超过10个主题词词目,行政机关公文用分类法标注,一般不超过5个主题词词目等。
  由于这些差别,导致在公文处理中弊端日益显露,损害了党政机关公文的形象。其主要弊端为:
  (一)影响基层党政机关公文的质量。公文是党政机关、企事业单位和一切社会团体实施领导、管理和处理公务时形成的具有特定效力和规范格式的文书,因此,公文格式必须实现规范化和标准化。基层党政机关(乡镇党委、政府和县直科局)办公室一般都未党政分设,其文秘人员需同时掌握运用多个系统的公文格式,而党政机关公文格式的差异,繁复难记,容易混淆,再加上基层办公室人员换岗频繁、流动性大,因此,公文的规范格式很难被基层办公室人员真正熟练掌握。在实际工作中,基层单位往往因业务不熟悉而出现“四不象”公文。如:以党委名义发文却使用行政机关公文格式,或党政机关公文格式相互混淆,有的公文格式甚至缺一些应有的要素等,使公文质量大打折扣。
  (二)影响基层党政机关公文处理工作效率。按照规范化的要求,基层党政机关给上级党政机关报送或给下属单位下发公文要分别按不同的格式去处理。譬如:同一内容的公文分别报送上级党政机关,采用的纸型和格式都不同。党政机关、部门联合行文时,其承办单位文秘人员在送审过程中,往往要数次更改格式,使文秘人员无所适从。另外,每个单位还要相应配套、运用不同的纸型、文件处理笺、发文签批单、档案柜等,增加了不必要的麻烦,影响工作效率。
  (三)影响基层党政机关公文的形象。很多阅文者对党政机关公文格式不统一的现状很不理解。比如说,同一系列的公文或同一个会议下发的公文往往纸张大小不一,文面格式不同,不仅影响归档保存,而且导致阅文者对公文产生不整齐、不规范的印象,甚至有人认为党政机关公文各行其是。
  因此,党政机关公文格式不统一,甚至互相抵触,影响了公文处理工作的统一化、规范化以及科学化,无论从理论上还是实践上都带来了不少问题,广大公文工作者对此呼声强烈。有鉴于此,从2008年开始,两办即着手对党政两大系统的公文处理法规作统一修订。历时近四年,新《条例》于2012年4月16日正式公布,这是我国党政机关公文处理工作的一件大事,意义非同一般。新《条例》由两办联合印发,这是前所未有的,以前要么是以中办名义印发,要么是以国办名义印发,最高是以国务院的名义发布,而这次是由两办联合印发,力度之大,是自20世纪80年代以来,党的机关公文处理法规与国家行政机关公文处理法规由原来的分别设立走向统一要求、统一规范、统一实施的重要里程碑,充分体现出了我们党和国家对公文处理工作的高度重视。将党政两大系统的公文处理法规合二为一,是我国当代公文法规建设进程中一次具有划时代意义的重大变革,是党政机关公文处理工作发展的客观需要,对于进一步推动各级党政机关公文处理工作的规范化、统一化、制度化和科学化,规范了公文的运转程序,提高了公文处理的质量和效率,具有极其重要的现实意义和深远的历史意义。
  与以前党政两大系统的公文处理法规相比,新《条例》无论从内容规定还是从体例设置方面都做出了较大的调整和变化,既适合党政机关公文处理工作的实际状况和未来的发展需要,又很好地体现出公文法规本身所应有的严密性和规范性特征。
  与《党政机关公文处理工作条例》相配套的《党政机关公文格式》(GB/T9704-2012)2012年6月29日由中共中央办公厅和国务院办公厅提出,由中共中央办公厅秘书局、国务院办公厅秘书局、中国标准化研究院和中国标准出版社共同起草,中华人民共和国国家国家质量监督检验检疫总局和中国国家标准化管理委员会联合发布了党政机关公文格式》(GB/T9704-2012),该标准与《党政机关公文处理工作条例》相配套,于2012年7月1日起正式实施。这是继1988年9月5日原国家技术监督局发布《国家机关公文格式》(GB/T9704-1988)以及1999年12月27日发布修订的《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999)之后所作的第二次修订。此次修订在1999年标准的基础上作了很大调整,首次将适用范围扩大到各级党政机关,并对党政机关公文用纸的纸型、构成要素、版式规格以及标注位置、方法、要求等均做出统一的规定,显得更加科学、严谨、完备,更具实用性和可操作性。它的发布实施,对于进一步提高各级党政机关公文质量,推动党政机关公文处理工作的科学化、规范化和标准化,必将起到非常重要的作用。

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